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L’Administration des Comtés unis de Prescott et Russell comprend quatre divisions :

  • Direction générale
  • Bureau du Greffe
  • Systèmes informatiques
  • Destruction des mauvaises herbes

Direction générale

La Direction générale est l’élément clé pour le bon fonctionnement des différents services et départements au sein de la Corporation. Le directeur général et le secrétaire assurent la gestion et le contrôle général des affaires administratives et assistent les membres du Conseil dans l’exercice de leurs pouvoirs ou fonctions.

Bureau du Greffe

Le bureau du Greffe assume le secrétariat général du Conseil et voit à la mise en œuvre de ses décisions. Il est responsable de la documentation administrative et législative et assure la rédaction des ordres du jour, des procès-verbaux, des résolutions et des règlements. Le bureau du Greffe assure également : 

  • la gestion des dossiers et des archives de la Corporation ;
  • l’application de la Loi sur l’accès à l’information et à la protection de la vie privée ; et
  • la réception des soumissions publiques.

Systèmes informatiques

Le département des Systèmes informatiques gère l’infrastructure technologique et s’assure de la sauvegarde et de l’intégrité des données.

Destruction des mauvaises herbes

L’inspecteur des mauvaises herbes, M. Guy Cayer, est responsable de l’application de la Loi sur la destruction des mauvaises herbes au sein des Comtés unis de Prescott et Russell.

Étude sur la prestation du service à la clientèle

Mandat

Les Comtés unis de Prescott et Russell (les « CUPR »), dans le but d’améliorer la qualité globale de leur service, ont réalisé l’Étude sur la prestation du service à la clientèle afin d’identifier des pistes visant l’amélioration des processus internes et l’optimisation des procédures administratives. Les CUPR ont mandaté la firme MNP LLP pour mener cet exercice et pour présenter des recommandations ciblant la modernisation et l’amélioration de l’offre de service actuelle.

Sommaire des recommandations

En résumé, les pistes d’amélioration se résument aux onze (11) éléments suivants :

  1. Développer une vision corporative commune basée sur des valeurs et des principes fondamentaux servant à établir la direction et les aspirations de la Corporation ;
  2. Former un comité consultatif qui sera responsable du service à la clientèle comprenant des acteurs des CUPR et des huit (8) municipalités locales de Prescott et Russell dont le mandat serait d’améliorer l’offre de service à la clientèle à l’échelle régionale ;
  3. Mettre sur pied un comité interne qui assurera la gestion du changement et la mise en œuvre des recommandations souhaitées ;
  4. Développer des mécanismes visant à améliorer la communication et la collaboration interdépartementales ;
  5. Revoir les processus internes de manière continue dans le but d’identifier des occasions de les rendre plus efficaces ;
  6. Définir des normes de services à la clientèle souhaitées ainsi que des unités de mesure de rendement pour chacun des services et des programmes offerts par les CUPR ;
  7. Offrir une expérience de réception axée sur les besoins des clients leur permettant de bénéficier de tous les services requis à partir d’un seul et unique endroit ;
  8. Mener un examen interne pour identifier des possibilités d’amélioration afin de garantir le succès des mises à jour apportées à la prestation du service à la clientèle ;
  9. Réévaluer l’utilisation actuelle de l’espace en donnant priorité au réaménagement stratégique des services interagissant directement avec la population de manière à améliorer la fonctionnalité du bâtiment ;
  10. Revoir l’expérience client et l’interface Web de la Corporation de manière à satisfaire davantage les besoins des utilisateurs tout en offrant une meilleure accessibilité aux informations et aux services ; et
  11. Continuer à développer et à mettre en œuvre des technologies et des ressources facilitant la gestion des données, l’engagement des clients et le partage de l’information.

Les prochaines étapes…

Les CUPR formeront un nouveau comité qui se chargera de superviser et de soutenir la mise en œuvre des recommandations soulevées par la présente étude. D’ailleurs, certaines actions ont déjà été entreprises à l’interne dans le but d’atténuer les effets de la COVID-19, comme le déploiement de nouvelles technologies qui ont grandement contribué à améliorer la collaboration et l’offre de service. Les CUPR continueront de donner priorité à l’amélioration de leur service à la clientèle, tout en poursuivant leurs efforts d’amélioration en cours de concert avec la mise en œuvre des recommandations émises ci-dessus.

http://en.prescott-russell.on.ca/services/administration